파티플래너는 효과적인 파티 진행을 위해 행사 기획부터 운영, 연출, 홍보 등 파티의 전반을 총괄합니다. 파티 일정과 장소, 출연자, 예산 등의 세부 계획을 세우고 관련 정보를 수집하여 제작 업체를 선정합니다. 조명과 음향, 무대 등의 특수 효과와 음식, 파티장 장식 등의 세부 계획을 수립하고 필요에 따라 공연팀을 섭외하기도 합니다. 초청 대상자의 참석 여부를 확인하며, 파티 당일 사전 준비 사항을 점검하여 파티를 진행합니다. 파티가 끝난 이후에도 결과 보고서를 제출합니다. 

파티플래너는 전체적인 행사 그림을 그릴 줄 아는 사람이어야 합니다. 고객이 원하는 예산과 요구에 맞게 파티 기획부터 테마 선정까지 진행합니다. 더불어 파티 현장의 돌발 상황에 대처할 수 있는 위기 관리능력과 순발력, 판단력이 요구되며, 공간 연출 감각과 창의력이 필요합니다.

파티플래너는 파티 기획부터 연출에 이르기까지 행사의 총체적인 책임을 맡아 진행하는 사람입니다. 파티의 모든 것을 계획하고 진행하는 사람이므로 실력 있는 파티 행사 기획 업체를 섭외하는 것이 중요합니다.

파티 기획 업체 섭외를 계획 중이라면 담당 파티플래너의 경력을 꼼꼼히 따져보는 것이 좋습니다. 경력과 포트폴리오를 통해 파티플래너의 공간 연출 감각과 창의력을 엿볼 수 있습니다. 또한 파티플래너와 소통이 원활히 되는지 살펴보기를 권장합니다. 파티플래너는 고객의 요청 사항에 맞추어 파티를 기획하므로, 파티가 끝날 때까지 원활한 의사소통이 이루어져야 성공적인 파티를 만들 수 있습니다. 계획서를 통해 파티 콘셉트와 요청 사항이 충분히 반영되는지 등을 보는 것도 하나의 방법입니다. 

행사 대행업체에 따라 케이터링이 포함된 경우도 있고, 포함되어 있지 않은 경우도 있습니다. 케이터링이 포함되어 있지 않은 경우, 파티플래너가 외부 케이터링 업체를 섭외해 케이터링을 진행할 수도 있습니다. 예산 규모가 클 경우에는 요리 전문가를 섭외하여 고급 요리를 준비할 수 있습니다. 

케이터링 요청 시 피해야 할 음식이나 꼭 포함되어야 할 음식을 미리 공유하는 것이 좋으며, 행사의 특성과 예상 인원에 따라 케이터링 규모가 달라지므로 사전에 파티플래너와 충분히 의견을 나누는 것을 권장합니다.